スキャナ保存システム

「スキャナ保存システム」で電子帳簿保存法に対応

「電子帳簿保存法」対応をご検討中の中堅・中小企業様、私たちはスキャナ保存システムの導入のみでなく、
社内規定の作成・税務署への申請、対応スキャナ調達をワンストップでサポートします。

スキャナ保存制度を活用した会計業務効率化はお任せください!

電子帳簿保存法の対応は「スキャナ保存システム」

私たちはお客様の課題・業務を丁寧にヒアリングし、それぞれのお客様に最適なシステム提案を行います。
既製のスキャナ保存システムをそのまま導入するだけでなく、お客様に合わせた機能追加・カスタマイズにも柔軟に対応いたします。

  • コンサルティング
    コンサルティング
    • 社内規定の作成
    • 税務署への申請
  • 入力機器の導入*1
    入力機器の導入
    • 対応スキャナ選定
    • 機器調達及び設定
  • システム導入
    システム導入
    • 丁寧なヒアリング
    • 柔軟なカスタマイズ

*1:現在ご利用中の複合機があれば、多くの場合そちらで対応が可能です。

「電子帳簿保存法」について

電子帳簿保存法って何?

「電子帳簿保存法」の概要と現状

電子帳簿保存法とは

1998年(平成10年度)に制定された電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や国税関係書類を電子化して保存することを認めた法律*2です。

当初、その対象や条件があまりに厳しかったため積極的に導入する企業はごく少数でしたが、徐々に規制緩和がすすみ、現在ではその対象や条件も現実的なものとなり大きな注目を集めています。

*2:そもそも電子帳簿保存法は、国税庁が納税者等の負担を軽減する目的で作られた法律です。


「電子帳簿保存法」規制緩和のポイント

2005年改正: 国税関係書類のスキャナ保存制度
※スキャナで電子化して保存することが可能に
2015年改正: 金額制限(3万円未満)の撤廃
電子署名が不要に(タイムスタンプのみで可)
保存形式の制限緩和(原本のサイズ・カラー情報が不要に)
スキャナ読取時期の制限緩和
2016年改正: スマートフォン・デジタルカメラによる撮影が可能に
相互けん制要件緩和
大幅な規制緩和で現実的な制度に
コスト軽減・業務効率化!

「スキャナ保存制度」の概要と導入メリット

電子帳簿保存法の第4条第3項「スキャナ保存制度」は、従来長期的な紙の保管が義務付けられていた国税関係書類の証憑書類(取引関係書類)について、電子化(紙→電子データ)して保存することを認めた法律です。

スキャナ保存制度を適用するには、社内規定の作成や所轄税務署長への承認申請など手間と時間がかかります。
しかし、適用後のメリットは単なるペーパーレス化(原本の廃棄が可能)のみにとどまりません。

  • 適用後の代表的なメリット
    • 紙書類の保管場所とそのコストを削減
    • 事務処理の負担軽減、業務効率化
    • 必要書類の検索が容易、情報資産の利活用
    • 情報漏洩対策(アクセス制限・パスワード認証で閲覧者を制限)
    • BCP(事業継続計画)対策が可能(例:遠隔地へバックアップ)
  • メリット
導入フロー

「スキャナ保存制度」要件対応の流れ

証憑書類のスキャナ保存導入までの大まかな流れと作業項目について簡単に紹介します。

社内規定の作成
  • 電子化の対象となる証憑書類を決定
  • 事務処理規定、適正事務処理規定の作成
  • 電子化手順書(業務フロー)の作成

担当スタッフが社内規定作成のコンサルティング

対応製品の準備
  • 対応するシステムの準備
  • 対応する入力機器(スキャナ等)の準備
  • 機器やシステムの操作マニュアル作成

柔軟なカスタマイズと機能追加で最適なシステム化を実現

所轄税務署長へ申請
  • 承認申請書の記載・提出
  • ※電子化開始の3カ月前までに申請
  • ※開始までに却下の通知がなければ承認

運用開始後は導入後サポートで安心

「スキャナ保存システム」について

何ができるの?

「スキャナ保存システム」の概要

スキャナ保存システムは、紙の証憑書類を電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に対応した電子データとして保管・管理します。
システムに取り込んだ紙の証憑書類は第三者*3による定期検査終了後、廃棄することが可能となります。

*3:第三者は、スキャナ読み込みやタイムスタンプ付与など、書類の処理に関わっていない経理担当者や税理士など

概要

書類は簡単・スピーディーに検索&参照可能 システムに読み込んだ書類は簡単・スピーディーに検索&参照可能です。

例えば、新規取引先と契約を締結する際に、過去に取り交わした様々な書類を集める作業が発生したとします。
この時、書類保管庫に置いてある膨大な紙の束から関連する書類を探すのは、手間と時間の掛かるとても大変な作業です。

一方、スキャナ保存システムのドキュメント管理(文書管理)機能を使えば、条件を指定して検索を実行するだけで、膨大なドキュメントの中から必要なデータをスピーディーに見つけ出すことが可能になります。

このように、スキャナ保存システムの導入はペーパーレス化によるコスト削減や業務効率化による人件費削減効果のみに留まらず、情報資産利活用の分野でも大きな役割を果たします。

柔軟なカスタマイズ・機能追加に対応

スキャナ保存システムの基本機能

  • スキャナ読込
    1.スキャナ読込
    電子帳簿保存法の要件に適合するスキャナーで対象の証憑書類を電子化してシステムに登録。
  • 読込確認・修正
    2.読込確認・修正
    例えばOCR(光学的文字認識)機能を使用した場合、書類汚損等による認識エラーを手入力で修正可能。
  • スキャナ設定
    3.スキャナ設定
    複数のスキャン条件設定を保存可能。都度設定を変更する必要はありません。
  • ドキュメント検索
    4.ドキュメント検索
    検索条件を入力すると、システムに登録されたデータから該当ドキュメントを一覧表示。
  • バージョン管理
    5.バージョン管理
    取り込んだドキュメントの訂正・削除を履歴管理、必要に応じて確認できます。
  • システム設定
    6.システム設定
    システムユーザーや権限管理を行う機能です。※管理ユーザーのみ利用可能

スキャナ保存システムは、お客様の業務やご要望に合わせた柔軟なカスタマイズ・機能追加に対応します。
既にあるシステムの基本部分を利用することで、ゼロから開発する場合に比べてシステム開発費用を抑えることが可能です。

存在証明と非改ざん証明を提供

タイムスタンプ付与について

タイムスタンプ付与について

電子帳簿保存法の要件として、国税関係書類のスキャナ保存はタイムスタンプの付与が義務付けられています。
※2015年改正以前は電子署名も必要でしたが、現在はタイムスタンプのみで可

メモ:文書管理における電子データの弱点
電子データは作成日時やその内容の改ざんが比較的容易であるというウィークポイントが存在します。
タイムスタンプは、紙と同等の真実性を確保するための役割を果たします。

タイムスタンプの役割

タイムスタンプは、電子化した証憑書類に対して「いつ」作成したか、「改ざん」は無いかを証明します。
電子データの「存在証明」と「非改ざん証明」の提供がその役割です。

存在証明
電子データに対し、過去のある時刻に確かに存在していたことを証明します。
非改ざん証明
電子データに対し、その時刻以降改ざんされていないことを証明します。

※本サービスにおけるタイムスタンプの有効期間は、タイムスタンプを押印した時刻から10年間を保証されます。

お客様への約束

お客様への約束
  1. お客様利益を最優先に考えます。
  2. 丁寧なヒアリングで最適なシステム提案を行います。
  3. 現場の業務に合わせた柔軟なカスタマイズに対応します。
  4. スケジュールやご予算に合わせた段階的なシステム化に対応します。
  5. 安心の導入支援と導入後サポートをお約束します。

スキャナ保存システムに関するお問い合わせはこちら

043-223-5202
043-223-5202
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